Offre d'emploi : employé(e) d'administration

RECRUTEMENT

Employé d’administration polyvalent (m/f)

(Direction générale)

 

INFORMATIONS GÉNÉRALES

 

Lieu de travail :

Administration communale

Rue Reine Astrid, 13

4480 ENGIS

 

Votre fonction :

 

L'employé d'administration (m/f) gère les dossiers relatifs aux matières traitées par le service duquel il dépend. Il/elle réalise les prestations courantes liées à la demande des usagers et au domaine d'activités. Il/elle informe les personnes concernées sur le contenu et l'état d'avancement de leur dossier et contrôle le respect de la réglementation et des conditions.

 

L’employé spécifique a pour mission d’assister la Direction générale dans la tenue journalière des dossiers, de préparer et d’assister la direction dans la réalisation des différents travaux. Il/elle contribue à la circulation des informations.

 

Au sein de la Direction générale, vous assisterez la Directrice générale ff dans ses fonctions journalières (rédaction des délibérations spécifiques, suivi et gestion des dossiers, vérification des délibérations), vous rédigerez des conventions, assurerez le suivi des procédures d’application dans les dossiers, gérerez les dossiers juridiques.

 

PROFIL DU CANDIDAT

 

Diplôme requis :

Le candidat doit disposer d’un diplôme d’enseignement supérieur de type court ou assimilé (graduat ou bachelier) ou long (licence/master), ou d’un cycle complet en sciences administratives.

 

Conditions générales du recrutement :

1. Être belge ou citoyen(ne) européen(ne) ;
2. Être âgé/e de 18 ans minimum ;
3. Parler et comprendre aisément le français ;
4. Jouir des droits civils et politiques ;
5. Être de conduite répondant aux exigences de la fonction ;
6. Être en possession d’un certificat de bonne vie et moeurs.
7. Satisfaire, devant la commission de sélection, un examen d’aptitudes en deux épreuves (écrite et orale)
8. Être dans les conditions d’emploi sous statut APE au plus tard à la date d’engagement.

 

 

 

Conditions particulières du recrutement :

• Disposer d’une expérience professionnelle dans une Administration communale est un atout majeur ;
• Avoir une expérience en lien avec le poste à pouvoir est un plus.

 

Compétences requises

• Être rigoureux, méticuleux ;
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités (gestion planning/agenda) ;
• Être polyvalent et avoir le sens du service ;
• Avoir une bonne communication orale et écrite ;
• Avoir l’esprit d’équipe et de collaboration ;
• Être capable de s’adapter et être ouvert au changement ;
• Avoir une bonne maîtrise informatique ;
• Être ponctuel ;
• Agir avec intégrité et professionnalisme : agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers ;
• Se montrer capable de faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l'exercice de sa fonction ;
• Résister au stress et être capable de fonctionner selon des échéances légales et en respectant les délais ;
• Être méthodique dans l’organisation de son travail pour garder de l’ordre dans le classement des documents et assurer la continuité de la procédure, le suivi du dossier dans les délais ;
• Se montrer discret quant au contenu des informations traitées dans les dossiers liés à la Direction générale ;
• Collaborer avec une équipe.

 

Savoir :

• Intérêt pour les missions d’une commune, adhésion aux valeurs de l’institution et connaissance de base des dispositions légales en rapport avec la fonction ;
• Connaitre les structures communales et comprend leur fonctionnement ;
• Bonne maitrise des outils informatiques (World, Excel, Outlook, teams, etc.) et capacité à s’adapter aux logiciels utilisés par le service ;
• La connaissance des législations applicables en matière de marchés publics, CDLD, d’aménagement du territoire, d’urbanisme et de patrimoine (CoDT), le décret relatif à la voirie communale, le Code civil, le Code de l’environnement est un plus ;
• Capacité rédactionnelle, aisance de communication ;
• Bonnes capacités d’animation de réunion ;
• Coopération transversale, sens de l’observation et sens de l’organisation ;
• Organiser son travail avec méthode et efficacité tout en l’articulant avec celui des collègues ;

 

Savoir-être :

• Respecter le secret professionnel dans le cadre de sa fonction spécifique ;
• Faire preuve de rigueur, être autonome ;
• Avoir le sens des responsabilités ;
• Avoir le souci de mettre à jour ses connaissances et de suivre des formations pour les intégrer dans la pratique professionnelle ;
• Penser son travail de manière à fournir un service public de qualité ;
• Respect d’autrui à travers un savoir-vivre adapté.

 

Savoir-faire

• Comprendre l’information et l’assimiler
  • Faire preuve de concentration et de rigueur ;
  • Comprendre rapidement les informations données, en identifier l’essentiel et s’assurer de leur exactitude ;
  • Demander un complément d’information lorsque c’est nécessaire ;
  • Restituer l’information de manière simple et facilement compréhensible ;
  • Faire preuve de bonnes capacités d’apprentissage, assimile rapidement une nouvelle matière et se l’approprie ;
  • Diffuser l’information aux personnes concernées par la matière visée.
• Structurer et organiser ses tâches
  • Dans le cadre des tâches qui lui sont confiées, être capable de fixer correctement les priorités ;
  • Organiser son travail afin de respecter les délais fixés ;
  • Faire preuve de précision, d’efficacité et d’assertivité.
• Collaborer avec ses collègues
  • Partager son savoir et son savoir-faire avec ses collègues, leur transmettre les informations utiles ;
  • Dialoguer afin de pouvoir prendre le recul nécessaire et avoir une vision globale ;
  • Faire preuve d’esprit d’équipe, apporter un soutien administratif à ses collègues, notamment en cas d’absence ou de surcharge de travail.
• Traiter et suivre des dossiers de la Direction générale et du Service Cadre de Vie/Travaux (demande, information, subvention, courriers, etc.) ;
• Rédiger des délibérations pour le Collège et pour le Conseil communal ;

 

Missions :

• Se référer à la réglementation relative au domaine d'activités ;
• Rédiger des rapports, des procédures, des PV, des comptes rendus, des actes administratifs, des courriers, des délibérations et rapports aux instances décisionnelles ;
• S’assurer du respect des procédures et des délais d'exécution ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Prioriser le traitement des dossiers selon leur état d'urgence et d'importance ;
• Diffuser les décisions de collège, les notes de service, aux personnes concernées ;
• Échanger les informations autorisées avec qui de droit ;
• Informer la hiérarchie de l'évolution des situations et des dossiers relatifs aux matières traitées ;
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes ou services ;
• Actualiser les informations, procédures à la suite des modifications des législations et règlements ;
• Se tenir au courant des évolutions des contenus, procédures et réglementations ;
• Collaborer aux projets du service et de l'administration en général ;
• Être porteur et suivre le PST ;
• Collaborer dans l'élaboration des rapports au service ;
• Collaborer dans des dossiers liés au Cadre de Vie ;
• Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions ou tâches en lien avec les missions d’un service public communal sont possibles.

 

VOTRE CONTRAT

 

• Régime de travail : Temps plein (35 heures par semaine) subventionné APE ;
• Durée du contrat : Contrat à durée indéterminée
• Rémunération : Échelle D6 – Allocation de diplôme possible ;
• Avantages : Chèques repas - Allocation de fin d’année - Régime de congé secteur public – l’Administration communale est affiliée au service social collectif ;
• Entrée en fonction le plus tôt possible.

 

Procédure de sélection

 

La sélection s’effectuera en plusieurs étapes :

 

1. Sélection sur base des curriculums vitae reçus : Seront sélectionnés les candidats présentant les diplômes et/ou les expériences professionnelles les plus pertinentes ;
2. Une épreuve orale (avec éventuellement la demande d’une production écrite) permettant de juger les capacités techniques, la motivation, la personnalité et l’adéquation au poste à pourvoir. 

 

Au cas où un nombre élevé de candidats seraient sélectionnés sur base des curriculums vitae, une épreuve écrite supplémentaire sera organisée avant ou après l’épreuve orale.  Dans ce cas, les épreuves écrite et orale vaudront chacune pour 50 points.  Les candidats doivent obtenir 60% sur l’ensemble des épreuves pour être lauréat.

 

Appel à candidatures & CONTACT

 

Les candidatures doivent être adressées à Madame Tamara TRAËS, Directrice
générale f.f, pour le 16 décembre 2022, à 11 heures au plus tard ou déposées dans la boîte aux lettres de l’Administration communale d’Engis, rue Reine Astrid, 13. Les dates d’examens seront déterminées ultérieurement.

 

Les questions doivent être adressées au service du personnel : cGVyc29ubmVsQGVuZ2lzLmJl.

 

Les candidatures seront composées des documents suivants :

• Lettre de motivation ;
• Curriculum vitae ;
• Extrait de casier judiciaire daté de moins de 2 mois ;
• Copie du diplôme donnant accès à l’emploi.

 

Les dossiers de candidature incomplets ou ne respectant pas les formes détaillées ci-avant ne seront pas retenus.

Les convocations à l’entretien d’embauche se feront par courriel ou, à défaut, par téléphone.

Application du RGPD

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données UE 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des données physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, tout candidat est informé que l’Administration communale d’Engis traite des données à caractère personnel contenues dans le curriculum vitae et autres documents annexes aux candidatures aux seules fins de gestion des candidatures et des emplois proposés.

Pour les candidats non retenus à l’issue des épreuves, les informations les concernant seront conservées durant une période d’un an et supprimée de nos bases de données à l’issue de ce délai.

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la procédure d’appel à candidature ne seront ni transmises à des tiers ni transférées en-dehors de l’Union européenne.

Chaque candidat a la possibilité d’accéder aux données le concernant, à demander leur rectification ou leur effacement (pour plus d’information sur vos droits, consultez le site www.autoriteprotectiondonnes.be. Afin d’exercer ces droits, il vous appartient d’introduire une demande par courrier à l’adresse suivante : Commune d’Engis, Rue Reine Astrid, 13 à 4480 ENGIS.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés en matière de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données par courriel (Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl) ou par la poste (rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles).

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