Offre d'emploi : Agent administratif - Service du Personnel

RECRUTEMENT

Agent administratif (h/f/x) pour le Service du Personnel – CDD suivi d’un contrat de remplacement

INFORMATIONS GÉNÉRALES

 

Lieu de travail :

 

Administration communale

Rue Reine Astrid, 13

4480 ENGIS

 

Votre fonction :

 

L'employé d'administration (h/f/x) gère les dossiers relatifs aux matières traitées par le Service du Personnel. Il est chargé du suivi des agents (en ce compris les mandataires mais excepté le personnel enseignant), de l’engagement jusqu’à la fin de la relation de travail.

 

L’employé a pour mission de gérer l’évolution de carrières des agents, la gestion administrative du personnel en général (absences, incapacité de travail, contrôle médical, interruption de carrière, formation, évolution, …) et d’assurer la gestion et la préparations des salaires du personnel.

 

 

PROFIL DU CANDIDAT

 

Diplôme requis :

 

Le candidat doit disposer d’un diplôme d’enseignement secondaire supérieur.

 

Conditions générales du recrutement :

 

• Être Belge ou citoyen d’un pays membre de l’Espace économique européen ;
• Être âgé/e de 18 ans minimum ;
• Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer ;
• Jouir des droits civils et politiques ;
• Être de conduite répondant aux exigences de la fonction à exercer ;
• Être en possession d’un certificat de bonne vie et mœurs ;

• Être dans les conditions pour pouvoir bénéficier d’un passeport APE au moment de l’engagement.

 

Compétences requises :

 

• Être rigoureux, méticuleux et autonome ;
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités (gestion planning/agenda) ;
• Être polyvalent et avoir le sens du service ;
• Avoir une bonne communication orale et écrite ;
• Avoir l’esprit d’équipe et de collaboration ;
• Être capable de s’adapter et être ouvert au changement ;
• Être ponctuel ;
• Agir avec intégrité et professionnalisme : agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers ;
• Être capable de fonctionner en respectant les délais et échéances légales ;
• Être méthodique dans l’organisation de son travail pour garder de l’ordre dans le classement des documents et assurer la continuité de la procédure, le suivi du dossier dans les délais.

 

Savoirs :

 

• Intérêt pour les missions d’une commune, adhésion aux valeurs de l’institution et connaissance de base des dispositions légales en rapport avec la fonction ;
• Bonne connaissance de la législation du droit travail ;
• Bonne connaissance de la législation de droit social relative aux pouvoirs locaux ;
• Bonne maitrise des outils informatiques (World, Excel, Outlook, teams, etc.) et capacité à s’adapter aux logiciels utilisés par le Service (une connaissance du logiciel Acropole Salaires est un atout) ;
• Possède une bonne orthographe.

 

Missions :

 

• Traiter et suivre des dossiers du Service du Personnel pour l’Administration communale et le CPAS ;
• Rédiger des rapports, des comptes rendus, des courriers, des délibérations ;

• Gère les dossiers administratifs et pécuniaires des agents (logiciel Acropole Salaires) ;
• Prioriser le traitement des dossiers selon leur état d'urgence et d'importance ;
• Assure la coordination et la supervision de la gestion des dossiers administratifs et pécuniaires du personnel (demande des documents à l’intéressé) ;
• Échange les données avec les personnes responsables de la préparation des horaires ;
• Rédaction de délibérations de collèges et conseils (plone) ;
• Déclaration à l’ONSS pour tout le personnel ;
• Gestion des dossiers de subside (échange avec le Forem, Onem, ...) ;
• Recherche de personnel (rédaction d’offres sur le Forem, appels téléphoniques aux postulants, ...) ;
• Réalise les documents demandés par les agents pour leur syndicat ou caisse de paiement des allocations de chômage (C4, C131B, attestations, contrats et entrées en fonction, ...) ;
• Recherche ponctuellement des informations à l’attention du directeur général, financier ou pour le collège ;
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes ou services.

 

Réalise dans le cadre d'un service public, les prestations courantes liées à la gestion des ressources humaines en collaboration avec les autres agents du service (liste non exhaustive) :

 

• Gestion des dossiers du personnel : encodage dans le logiciel de gestion du personnel, classement, ... ;
• Gestion des salaires : calcul des salaires, réalisation de simulations de salaires, gestion des fixations de traitements, calcul primes de fin d’année, calcul pécules de vacances, ... ;
• Gestion des contrats et fin de contrats : rédaction des contrats, rédaction des documents de fin de contrat, calcul pécules de sortie, encodage des Dimonas, ... ;
• Gestion du temps de travail du personnel : calcul des octrois de congés en début d’année ou lors de l’arrivée d’un agent, gestion des interruptions de carrières et congés parentaux, ... ;
• Gestion des certificats médicaux ;
• Gestion des dossiers accident de travail ;
• Gestion du logiciel de pointages et d’absences (U-Time) ;
• Gestion du plan de formation des agents ;
• Encodage et envoi des documents sociaux ;
• Gestion des recrutements et candidatures spontanées ;
• Gestion des dossiers de subventions ;
• Gestion des calculs et commandes des chèques-repas ;
• Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions ou tâches en lien avec les missions d’un service public communal sont possibles.

 

 

VOTRE CONTRAT

 

• Régime de travail : Temps plein (35 heures par semaine) ;
• Durée du contrat : Contrat à durée déterminée suivi d’un contrat de remplacement ;
• Rémunération : Échelle D6 ;
• Avantages : Chèques repas - Allocation de fin d’année - Régime de congé secteur public ;
• Entrée en fonction le plus tôt possible.

 

 

PROCÉDURE DE SÉLECTION

 

La sélection s’effectuera en plusieurs étapes :

 

• Sélection sur base des curriculums vitae reçus ;
• Une épreuve écrite et orale permettant de juger les capacités techniques, la motivation, la personnalité et l’adéquation au poste à pourvoir.

 

 

APPEL À CANDIDATURES & CONTACT

 

Les candidatures doivent être adressées à Madame Tamara TRAËS, Directrice
générale f.f, pour le 23 juin 2023, à 11 heures au plus tard ou déposées dans la boîte aux lettres de l’Administration communale d’Engis, rue Reine Astrid, 13. Les dates d’entretien seront déterminées ultérieurement.

Les questions doivent être adressées au service du personnel : cGVyc29ubmVsQGVuZ2lzLmJl

Les candidatures seront composées des documents suivants :

 

• Lettre de motivation ;
• Curriculum vitae ;
• Extrait de casier judiciaire daté de moins de 3 mois ;
• Copie du diplôme donnant accès à l’emploi.

Les dossiers de candidature incomplets ou ne respectant pas les formes détaillées ci-avant ne seront pas retenus.

Les convocations à l’entretien d’embauche se feront par courriel ou, à défaut, par téléphone.

 

 

 

 

APPLICATION DU RGPD

 

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données UE 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des données physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, tout candidat est informé que l’Administration communale d’Engis traite des données à caractère personnel contenues dans le curriculum vitae et autres documents annexes aux candidatures aux seules fins de gestion des candidatures et des emplois proposés.

Pour les candidats non retenus à l’issue des épreuves, les informations les concernant seront conservées durant une période d’un an et supprimée de nos bases de données à l’issue de ce délai.

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la procédure d’appel à candidature ne seront ni transmises à des tiers ni transférées en-dehors de l’Union européenne.

Chaque candidat a la possibilité d’accéder aux données le concernant, à demander leur rectification ou leur effacement (pour plus d’information sur vos droits, consultez le site www.autoriteprotectiondonnes.be. Afin d’exercer ces droits, il vous appartient d’introduire une demande par courrier à l’adresse suivante : Commune d’Engis, Rue Reine Astrid, 13 à 4480 ENGIS.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés en matière de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données par courriel (Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl) ou par la poste (rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles).

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